Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Estudios Oftalmológicos S.A.S., identificada con NIT 900.341.409-6, institución prestadora de servicios de salud con domicilio en Armenia (Quindío), es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web, de sus canales de atención y de la prestación de sus servicios asistenciales.

• Direcciones: Carrera 12 # 0N-20, Edificio Medisalud, pisos 2 y 3, Armenia (Quindío); Calle 14 # 23-105, Barrio Los Álamos, Pereira (Risaralda); Carrera 23C # 64-97, Barrio Palogrande, Manizales (Caldas)
• Correo para protección de datos: proteccioncleo@gmail.com
• Teléfono: (606) 731 4646
• Sitio web: https://clinicacleo.com

2. Marco normativo

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), de la Ley 1266 de 2008 y de las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten, así como de la normativa sectorial aplicable a la historia clínica, en particular la Resolución 1995 de 1999 y la Ley 2015 de 2020.

3. Datos que tratamos

Recolectamos y tratamos, según el canal y la finalidad, las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, dirección, teléfono, correo electrónico.
• Datos de afiliación: EPS, régimen, plan de beneficios, entidad con convenio.
• Datos sensibles de salud: antecedentes, diagnósticos, resultados de exámenes, tratamientos, fórmulas e imágenes diagnósticas, que reposan en la historia clínica.
• Datos de navegación: información técnica anónima o seudonimizada generada al usar el sitio web.

4. Datos sensibles

La información relacionada con la salud es un dato sensible en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia:

• Su suministro es facultativo y usted no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo en los casos en que la ley lo exija o cuando resulte indispensable para la prestación del servicio de salud solicitado o para la protección de un interés vital del titular.
• Se aplican medidas de seguridad reforzadas y el acceso se limita al personal asistencial y administrativo estrictamente necesario.
• Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratan respetando su interés superior, y la autorización es otorgada por su representante legal.

5. Finalidades del tratamiento

• Gestionar la solicitud, asignación, confirmación y recordatorio de citas.
• Prestar los servicios de consulta, diagnóstico, procedimientos y cirugía.
• Elaborar, custodiar y conservar la historia clínica conforme a la normativa vigente.
• Facturar y gestionar el recaudo, y realizar los trámites administrativos ante EPS, aseguradoras y entidades con convenio.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRSF).
• Cumplir obligaciones legales de reporte ante autoridades de salud, tributarias y de control.
• Realizar actividades de seguimiento clínico, seguridad del paciente y mejoramiento de la calidad.
• Enviar información institucional, educativa o de servicios, únicamente cuando el titular lo haya autorizado de forma expresa y separada.

6. Autorización

La autorización del titular se obtiene de forma previa, expresa e informada, por medios físicos o electrónicos, incluidos los formularios de este sitio web, en los que la casilla de autorización no se encuentra premarcada. El titular puede revocar la autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, como ocurre con la historia clínica.

7. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Tratándose de la historia clínica, el acceso corresponde al titular, a su representante legal y a las autoridades y personas expresamente autorizadas por la ley. La historia clínica se conserva por el término que establezca la normativa vigente y no puede ser suprimida a solicitud del titular.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal: correo electrónico proteccioncleo@gmail.com, o de forma presencial en cualquiera de nuestras sedes.

La solicitud debe contener el nombre y documento del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable hasta por cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se solicitará su corrección dentro de los cinco (5) días siguientes.

El titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio únicamente después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.

9. Transferencia y transmisión de datos

Podemos compartir información con EPS, aseguradoras y entidades con convenio para efectos de autorización y facturación, con proveedores tecnológicos que actúan como encargados bajo contrato de transmisión de datos, con laboratorios y prestadores complementarios cuando el servicio lo requiera, y con autoridades competentes cuando exista requerimiento legal.

10. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso fraudulento, incluidos controles de acceso por perfil, custodia de la historia clínica, acuerdos de confidencialidad con el personal y respaldo de la información.

11. Vigencia

Esta política rige a partir de su publicación. Los datos personales se conservarán mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y por los términos legales de conservación aplicables, especialmente los previstos para la historia clínica.

[[REEMPLAZAR: fecha de expedición, versión del documento y acto administrativo interno de adopción]]

12. Cambios

Cualquier modificación sustancial será informada a través de este sitio web con antelación a su entrada en vigor.